ADMINISTRATIVE ASSISTANT/AUXILIAR ADMINISTRATIVO
United Nations
QUITO
hace 3 días

Responsibilities

Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties :

HUMAN RESOURCES MANAGEMENT :

  • Initiates, reviews, processes and follows-up on actions related to the administration of the unit’s human resource activities, e.
  • g., recruitment of staff and consultants, placement, promotion, relocation, performance appraisal, job classification reviews, separation of staff members, training etc.

    ensuring consistency in the application of UN rules and procedures.

  • Responds to enquiries and provides information and advice to staff regarding their entitlements, administrative procedures, processes and practices, conditions of service, duties and responsibilities, and entitlements under the Staff Rules and Regulations.
  • Oversees the maintenance of vacancy announcement files and keeps track of status of vacancy announcements. Reviews and processes personnel actions through the Enterprise Resources Planning (ERP known as Umoja in the UN) system
  • Monitors staffing table and prepare relevant statistical data / charts.
  • BUDGET & FINANCE :

  • Assists in the preparation and review of financial and human resource proposals / requirements. Consolidates budget / work programme with respect to Headquarters’ budget, trust funds, grants and procurement.
  • Monitors expenditures and compares with approved budget; prepares adjustments as necessary.
  • Assists managers in the elaboration of resource requirements for budget submissions.
  • Assists in preparation of budget performance submissions and finalization of budget performance reports, analysing variances between approved budgets and actual expenditures
  • Prepares or customizes financial reports from the Enterprise Resources Planning (ERP known as Umoja in the UN) system generated reports.
  • Co-ordinates with other finance and budget staff on related issues during preparation of budget reports.
  • GENERAL ADMINISTRATION :

  • Drafts routine correspondence to respond to inquiries in respect to relevant administrative, financial audit, personnel matters.
  • Coordinates extensively with service units and liaises frequently with internal team members both at Headquarters and in the field.
  • Performs other related administrative duties, as required (e.g., operational travel programme; monitoring accounts and payment to vendors and individual contractors for services;
  • physical space planning; identification of office technology needs and maintenance of equipment, software and systems; organizing and coordinating seminars, conferences and translations).

  • Acts as a focal point for Umoja requisitioner and petty cash custodian for the Country Office.
  • May be responsible for guiding, training, and supervising the work of more junior General Service staff.
  • CONTRACT ADMINISTRATION / PROCUREMENT :

  • Provides operational coordination and administrative services in Umoja, to support procurement projects and activities, following standard processes;
  • raise requests for goods, services, and hiring of consultants / individual contractors

  • Reviews and prepares requirements and scope of work and specifications of goods and services and necessary documentations in consultation with relevant stakeholders
  • Coordinates with day-to-day administration of contracts between the UN and external contractors for goods and services
  • Maintains internal files and relevant documentations for procurement activities
  • Inspects and receipts goods / services received against the purchase order, invoices provided by the contractor and perform asset management activities
  • Processes the payment of contractors' invoices and monitor payments upon satisfactory receipt and performance
  • Prepares and processes all UN forms and permissions for contractual and work Unit, Section or Service UN staff, including : UN grounds passes, property passes, UN parking permits, swipe-card access and door keys.
  • Dentro del marco de sus atribuciones, el auxiliar administrativo se encargará de las tareas siguientes :

    GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS :

  • Emprender, examinar, procesar y seguir de cerca la labor relativa a la administración de las actividades de la dependencia en materia de recursos humanos (por ejemplo, la contratación de personal y consultores, la colocación, el ascenso, el traslado, la evaluación del desempeño, el examen de la clasificación de empleos, la separación de miembros del personal, la formación, etc.
  • velando por la aplicación coherente de las normas y los procedimientos de las Naciones Unidas.

  • Responder a las consultas de los miembros del personal e informarlos y asesorarlos sobre sus derechos, los procesos, prácticas y procedimientos administrativos, las condiciones de servicio, los deberes y responsabilidades, y los derechos a prestaciones establecidos en el Reglamento del Personal.
  • Supervisar el mantenimiento actualizado de los archivos de anuncios de vacantes y controlar el estado de esos anuncios. Examinar y realizar trámites de personal mediante el sistema de planificación de los recursos institucionales (denominado Umoja en las Naciones Unidas).
  • Controlar la plantilla de personal y preparar datos y gráficos estadísticos pertinentes.
  • PRESUPUESTOS Y FINANZAS :

  • Ayudar a preparar y examinar propuestas y requisitos financieros y de recursos humanos. Unificar el presupuesto y el programa de trabajo con respecto al presupuesto de la Sede, los fondos fiduciarios, las donaciones y las adquisiciones.
  • Supervisar los gastos y compararlos con el presupuesto aprobado; introducir los ajustes necesarios.
  • Ayudar a los gestores en la definición de las necesidades de recursos para los proyectos de presupuestos.
  • Ayudar a preparar las presentaciones de informes sobre la ejecución del presupuesto y a dar forma definitiva a estos informes;
  • analizar la disparidad entre los presupuestos aprobados y los gastos efectivos.

  • Elaborar o adaptar informes financieros a partir de los informes generados por el sistema de planificación de recursos institucionales (denominado Umoja en las Naciones Unidas).
  • Coordinar con el resto del personal de finanzas y presupuestos la ejecución de otras tareas relativas a la preparación de los informes presupuestarios.
  • ADMINISTRACIÓN GENERAL :

  • Atender por correspondencia ordinaria las consultas sobre cuestiones de administración, auditoría financiera y personal.
  • Colaborar estrechamente con las unidades de servicios y mantener un contacto frecuente con los miembros de los equipos internos en la Sede y sobre el terreno.
  • Realizar las demás tareas administrativas que sean necesarias; por ejemplo, programar los viajes operacionales; controlar las cuentas y los pagos a proveedores y contratistas individuales por sus servicios;
  • organizar el espacio físico; determinar las necesidades de la oficina en materia de tecnología y ocuparse del mantenimiento de equipos, programas informáticos y sistemas;
  • y organizar y coordinar seminarios, conferencias y traducciones.

  • Ejercer de coordinador para el solicitante de Umoja y custodio del efectivo para gastos menores de la oficina en el país.
  • Llegado el caso, orientar y formar a funcionarios subalternos del Cuadro de Servicios Generales y supervisar su labor.
  • ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS Y ADQUISICIONES :

  • Prestar servicios de coordinación operativa y administrativa en Umoja para contribuir a los proyectos y actividades de adquisición, según los procedimientos estándar;
  • formular solicitudes de bienes, servicios y contratación de consultores y contratistas particulares.

  • Examinar y definir, en consulta con los interesados, los requisitos y el alcance del trabajo y las especificaciones de los bienes y servicios y la documentación necesaria.
  • Coordinarse con los encargados de la administración diaria de los contratos entre las Naciones Unidas y los contratistas externos de bienes y servicios.
  • Mantener actualizados los archivos internos y la documentación pertinente para las labores de adquisición.
  • Recibir los bienes o servicios adquiridos y cotejarlos con la orden de compra y las facturas entregadas por el contratista, y gestionar los activos.
  • Tramitar el abono de las facturas de los contratistas y supervisar los pagos tras la entrega y ejecución satisfactorias de bienes y servicios.
  • Preparar y tramitar todos los formularios y permisos de las Naciones Unidas para el personal de contrata o los funcionarios de las Naciones Unidas de unidades de trabajo, secciones o servicio (por ejemplo, pases de las Naciones Unidas, pases de propiedad, permisos de estacionamiento de las Naciones Unidas, tarjetas magnéticas y llaves).
  • Competencies

  • PROFESSIONALISM : Ability to perform a broad range of administrative functions, e.g., budget / work programme, human resources, database management, etc.
  • Ability to apply knowledge of various United Nations administrative, financial and human resources rules and regulations in work situations.

  • Shows pride in work and in achievements; demonstrates professional competence and mastery of subject matter; is conscientious and efficient in meeting commitments, observing deadlines and achieving results;
  • is motivated by professional rather than personal concerns; shows persistence when faced with difficult problems or challenges;
  • remains calm in stressful situations. Commitment to implementing the goal of gender equality by ensuring the equal participation and full involvement of women and men in all aspects of work.

  • PLANNING AND ORGANIZING : Develops clear goals that are consistent with agreed strategies; identifies priority activities and assignments;
  • adjusts priorities as required; allocates appropriate amount of time and resources for completing work; foresees risks and allows for contingencies when planning;
  • monitors and adjusts plans and actions as necessary; uses time efficiently.

  • CLIENT ORIENTATION : Considers all those to whom services are provided to be clients and seeks to see things from clients’ point of view;
  • establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions;
  • monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects;
  • meets timeline for delivery of products or services to client.

    PROFESIONALIDAD : Capacidad de ejercer una amplia gama de funciones administrativas (por ejemplo, tareas relacionadas con los presupuestos y programas de trabajo, recursos humanos, gestión de bases de datos, etc.

  • aplicar el conocimiento de las diversas normas administrativas, financieras y de recursos humanos de las Naciones Unidas en distintas situaciones laborales;
  • sentir orgullo por la labor realizada y los logros; demostrar competencia profesional y dominio de la materia; exhibir rigor y eficiencia en el cumplimiento de compromisos y plazos y la obtención de resultados;
  • moverse por intereses profesionales, no personales; perseverar ante los problemas o situaciones difíciles; mantener la ecuanimidad en situaciones estresantes;
  • comprometerse con el objetivo de la igualdad de género y velar por la participación plena y equitativa de mujeres y hombres en todas las facetas del trabajo.

  • PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN : Definir objetivos claros y acordes a las estrategias convenidas; determinar las actividades y asignaciones prioritarias;
  • modificar las prioridades según sea necesario; asignar el tiempo y los recursos adecuados para llevar las tareas a cabo;
  • al planificar el trabajo, prever riesgos y tener en cuenta la posibilidad de que surjan imprevistos; supervisar los planes y las actividades e introducir los ajustes necesarios; aprovechar el tiempo.

  • ORIENTACIÓN AL CLIENTE : Considerar clientes a todas las personas a quienes se prestan servicios y tratar de ver las cosas desde su punto de vista;
  • establecer y mantener asociaciones productivas con el cliente ganándose su confianza y respeto; determinar las necesidades del cliente y ofrecerle soluciones;
  • seguir de cerca la evolución de la situación del cliente, dentro y fuera de su entorno, para prever posibles problemas; mantener al cliente informado de los avances o retrocesos de los proyectos;
  • cumplir los plazos de entrega de productos o prestación de servicios al cliente.

    Education

    Completion of high school diploma or equivalent is required.

    Passing the Global General Service Test (GGST) is a prerequisite for recruitment consideration in the General Services and related categories in the United Nations Secretariat.

    Applicants who have not passed the GGST at the time of application may be invited for the test after submitting an application.

    Se requiere título de bachillerato o equivalente.

    Para optar a un puesto en el Cuadro de Servicios Generales y cuadros conexos de la Secretaría de las Naciones Unidas es indispensable haber aprobado el Examen de Aptitud Estandarizado para el Cuadro de Servicios Generales.

    Se podrá invitar a realizar ese examen a quienes no lo hayan hecho antes de presentar su solicitud.

    Work Experience

    A minimum of seven (7) years of progressively responsible experience in administrative services, finance, accounting, audit, human resources or related area is required.

    Se exige un mínimo de siete (7) años de experiencia con responsabilidad creciente en servicios administrativos, finanzas, contabilidad, auditoría, recursos humanos o esferas relacionadas.

    Work experience with an Enterprise Resources Planning (ERP) system, such as Umoja or similar, is desirable.

    Conviene tener experiencia en el manejo de un sistema de planificación de recursos institucionales (PRI), como Umoja o similar.

    Work experience with the United Nations or similar international organization is desirable.

    Conviene tener experiencia laboral en las Naciones Unidas o en una organización internacional de esta índole.

    Languages

    English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in Spanish is required.

    Knowledge of English is desirable. Knowledge of another official United Nations language is an advantage.

    NOTE "Fluency equals a rating of "fluent in all four areas (read, write, speak, understand) and " Knowledge of equals a rating of' confident" in two of the four areas.

    Los idiomas de trabajo de la Secretaría de las Naciones Unidas son el francés y el inglés. Para este puesto se exige el dominio del español.

    Es conveniente tener conocimientos de inglés. Se valorará positivamente el conocimiento de otros idiomas oficiales de las Naciones Unidas.

    NOTA : Se entiende por dominio leer, escribir, hablar y entender el idioma en cuestión con soltura ; y por conocimientos , realizar dos de esas cuatro actividades con confianza .

    Assessment

    Evaluation of qualified candidates may include an assessment exercise which may be followed by competency-based interview.

    Podrá invitarse a los candidatos cualificados a realizar un ejercicio de evaluación, que tal vez vaya seguido de una entrevista de selección por competencias.

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